Compliance-Replace zum Jahresende für Pensionspläne

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Gegen Ende des Jahres 2020 ist dies ein guter Zeitpunkt für Arbeitgeber, die Pensionspläne sponsern, um Compliance-Probleme zum Jahresende abzuschließen und sich auf das kommende Jahr vorzubereiten. Hier ist eine kurze Liste von Themen, die Plan-Sponsoren als 2021-Ansätze berücksichtigen möchten.

Jahresendfristen

Wie üblich sollten Plan-Sponsoren die Fristen zum Jahresende für Safe-Harbor-Mitteilungen, QDIA-Mitteilungen (Qualified Default Investment Alternative) und automatische Anmeldungen kennen. Diese Mitteilungen müssen jährlich mindestens 30 Tage und höchstens 90 Tage vor Beginn eines jeden Planjahres (bis zum 1. Dezember 2020 für Kalenderjahrespläne) erfolgen.

Darüber hinaus sollten Plan-Sponsoren über bevorstehende Fristen für Planänderungen informiert sein. Im Allgemeinen müssen Änderungen des Ermessensplans bis zum letzten Tag des Planjahres angenommen werden, in dem die optionale Änderung wirksam werden soll (mit einigen Ausnahmen). Plan-Sponsoren von Kalenderjahresplänen, die im Jahr 2020 diskretionäre Designänderungen vorgenommen haben, müssen im Allgemeinen bis zum 31. Dezember 2020 entsprechende Änderungen vornehmen. Beispiele für diskretionäre Plan-Design-Anpassungen im Jahr 2020, die eine Planänderung erfordern, sind Änderungen der übereinstimmenden oder festen nicht-selektiven Beitragsformeln, Vesting, Berechtigung , automatische Registrierung, automatische Erhöhungen, Status des Safe-Harbor-Plans und Eliminierung oder Hinzufügung von Arbeitgeberbeiträgen.

Plan-Sponsoren müssen ihre Pläne in diesem Jahr jedoch nicht ändern, um optionale Bestimmungen des SECURE-Gesetzes (Setting Every Community Up for Retirement Enhancement) und des CARES-Gesetzes (Coronavirus Aid, Relief and Economic Security) zu erhalten. Selbst wenn die Änderungen in diesem Jahr operativ wirksam wurden, sehen die Gesetze mindestens bis zum Ende des Planjahres 2022 Pläne zur Annahme entsprechender Änderungen vor.

IRS-Anleitung zu Geburts- / Adoptionsentnahmen

Nach dem SECURE Act dürfen Arbeitgeber ab dem 1. Januar 2020 qualifizierte Geburten- oder Adoptionsverteilungen (QBOADs) zulassen. Ein Plan, der QBOADs ermöglicht, ermöglicht es Plan-Teilnehmern, Verteilungen von bis zu 5.000 USD als straffreien vorzeitigen Abzug vorzunehmen, um zu helfen Deckung der Kosten im Zusammenhang mit der Adoption oder Geburt eines Kindes. Die maximale Ausschüttung von 5.000 USD muss innerhalb eines Jahres nach der Geburt oder Adoption erfolgen, und Plan-Teilnehmer, die eine solche Auszahlung vornehmen, können die Ausschüttung erneut in den Plan einbeziehen.

In der IRS-Mitteilung 2020-68 wird klargestellt, dass der maximale Ausschüttungsbetrag von 5.000 USD für jedes Elternteil für jedes geborene Kind oder jeden berechtigten Adoptierten, der innerhalb eines Jahres adoptiert wird, separat gilt. Zum Beispiel könnten ein Ehemann und eine Ehefrau, die zwei Kinder adoptieren, jeweils bis zu 10.000 US-Dollar ausschütten, die sich ansonsten als QBOAD qualifizieren würden. In der Bekanntmachung wurde auch klargestellt, dass “berechtigter Adoptierter” jede Person ist, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat oder körperlich oder geistig nicht in der Lage ist, sich selbst zu ernähren, jedoch kein Kind des Ehegatten des Steuerpflichtigen umfasst.

Änderungen der Teilzeitberechtigung von Mitarbeitern für 401 (k) -Pläne

Nach dem SECURE Act müssen 401 (k) -Pläne langfristigen Teilzeitbeschäftigten, die drei aufeinanderfolgende Jahre mindestens 500 Stunden arbeiten, die Möglichkeit geben, elektive Stundungsbeiträge zu leisten. Für diese Arbeitnehmer sind keine Arbeitgeberbeiträge erforderlich, es sei denn, sie erfüllen die Anspruchsvoraussetzungen des Plans für Arbeitgeberbeiträge.

In der Mitteilung 2020-68 stellte der IRS klar, dass 12-Monats-Zeiträume, die vor dem 1. Januar 2021 beginnen, aus Gründen der Förderfähigkeit nicht berücksichtigt werden. Obwohl dies bedeutet, dass ein Arbeitgeber aufgrund dieser Bestimmung frühestens 2024 einen Teilzeitbeschäftigten einschreiben muss, muss ein Arbeitgeber, der Teilzeitbeschäftigte von der Teilnahme an seinem Plan ausschließt, damit beginnen, Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu verfolgen und aufzubewahren in Zeiträumen ab dem 1. Januar 2021.

Die neue Regel betrifft auch die Ausübung. Langfristigen Teilzeitbeschäftigten muss für jedes Jahr, in dem ein Arbeitnehmer 500 Dienststunden absolviert, ein Jahr Vesting Service für Arbeitgeberbeiträge gutgeschrieben werden. Dies schließt alle Dienstjahre ein, auch Jahre vor 2021. Der Ausübungskredit ist jedoch nur relevant, wenn die Arbeitgeberbeiträge einem Ausübungsplan unterliegen.

Gepoolte Arbeitgeberpläne

Mit dem SECURE Act wurden gepoolte Arbeitgeberpläne (PEPs) erstellt, die ab dem 1. Januar 2021 zur Aufnahme des Betriebs berechtigt sind. Arbeitgeber, die kein gemeinsames Interesse oder Eigentum haben, können sich zusammenschließen, um einen Plan für mehrere Arbeitgeber zu erstellen. Um sich zu qualifizieren, muss ein PEP einen Pooled Plan Provider (PPP) als benannten Treuhänder und Planadministrator benennen. Im November 2020 erließ der DOL endgültige Vorschriften, in denen verschiedene Anforderungen an ÖPP dargelegt wurden. Ein PPP muss sich unter anderem vor Inbetriebnahme beim DOL und der Finanzabteilung registrieren lassen.

Coronavirus-bezogene Entnahmen

Das CARES-Gesetz erlaubt die Verteilung aus Coronavirus-Gründen bis zum 30. Dezember 2020 für bis zu 100.000 USD aus 401 (k) -Plänen, 403 (a) -Plänen, 403 (b) -Plänen, staatlich geförderten 457 (b) -Plänen und Einzelpersonen Rentenkonten (IRAs). Diese Ausschüttungen unterliegen nicht der 10% igen Vorfälligkeitsentschädigung für Ausschüttungen, die vor dem 59. Lebensjahr vorgenommen wurden, und können innerhalb von drei Jahren in einem oder mehreren Beiträgen zurückgezahlt werden. Darüber hinaus können Einkommenssteuern über einen Zeitraum von drei Jahren anteilig gezahlt werden.

Coronavirus-bezogene Kredite aus qualifizierten Plänen

Das CARES-Gesetz erhöht vorübergehend das maximale Kreditlimit und verlängert vorübergehend die Rückzahlungsfrist für Plankredite an qualifizierte Personen. Personen mit ausstehenden Teilnehmerdarlehen, die im Jahr 2020 fällig und zahlbar werden, können die Rückzahlung von Darlehen bis zum 31. Dezember 2020 gemäß dem CARES-Gesetz aussetzen. Nachfolgende Rückzahlungen müssen angepasst werden, um die Verzögerung und alle während der Verzögerung anfallenden Zinsen widerzuspiegeln. Hinweis 2020-50 bietet eine Safe-Harbor-Methode für die Verwaltung zulässiger Suspendierungen und Verlängerungen von Teilnehmerkrediten.

Verzicht auf erforderliche Mindestausschüttungen für 2020

Nach dem CARES-Gesetz entfallen die erforderlichen Mindestverteilungsanforderungen (RMD) für das Kalenderjahr 2020 für 401 (k) -Pläne, 403 (a) -Pläne, 403 (b) -Pläne, staatlich geförderte 457 (b) -Pläne und IRAs. Der vorübergehende Verzicht auf das CARES-Gesetz gilt für alle Personen mit einem im Jahr 2020 fälligen RMD, einschließlich derjenigen, die 2019 mit einem erforderlichen Anfangsdatum am 1. April 2020 70½ Jahre alt wurden.

Teilplanbeendigungen

Arbeitgeber, die weniger Kraft oder Entlassungen hatten, sollten prüfen, ob möglicherweise eine “teilweise Beendigung des Plans” stattgefunden hat. Ein Plan kann teilweise gekündigt werden, wenn mehr als 20% seiner gesamten Plan-Teilnehmer aufgrund einer vom Arbeitgeber eingeleiteten Maßnahme nicht mehr an einem bestimmten Jahr teilnehmen. Das Gesetz schreibt vor, dass alle “betroffenen Mitarbeiter” zum Zeitpunkt einer vollständigen oder teilweisen Beendigung des Plans vollständig auf ihrem Kontostand stehen müssen.

Anpassungsfenster für vorab genehmigte beitragsorientierte Pläne

Das IRS hat kürzlich angekündigt, dass Arbeitgeber mit einem vorab genehmigten beitragsorientierten Plan ab dem 1. August 2020 zwei Jahre Zeit haben werden, um ihre Planunterlagen anzupassen. Im Allgemeinen öffnet sich alle sechs Jahre das Fenster zur Wiederholung vorab genehmigter Pläne. Miller Johnson verfügt über einen aktualisierten vorab genehmigten 401 (k) -Plan, der von Kunden übernommen werden kann.

Elektronische Angaben

Der DOL hat am 27. Mai 2020 eine endgültige Regelung erlassen, die den Administratoren von Altersversorgungsplänen einen freiwilligen sicheren Hafen bietet, um den Teilnehmern bestimmte erforderliche Dokumente elektronisch zur Verfügung zu stellen, indem sie auf einer Website im Rahmen eines “Notice-and-Access” -Rahmens veröffentlichen oder eine E-Mail senden . Plan-Sponsoren, die die elektronische Zustellung von Pensionsplandokumenten nutzen möchten, sollten sich so bald wie möglich mit ihren Protokollführern und Drittverwaltern in Verbindung setzen, um festzustellen, wie und wann ihre Systeme den neuen freiwilligen sicheren Hafen implementieren können.

Elektronische Signaturen

Die COVID-19-Pandemie veranlasste das IRS, die Verwendung digitaler Signaturen auf bestimmten Steuerformularen auszuweiten, die nicht elektronisch eingereicht werden können. Darüber hinaus ermöglichte das IRS bestimmten Teilnehmern oder Begünstigten des Pensionsplans vorübergehend die Möglichkeit, Änderungen bis zum 31. Dezember 2020 über elektronische Signaturen aus der Ferne vorzunehmen (siehe Remote Witness of Spousal Consents, unten). Das IRS hat jedoch nur begrenzte Leitlinien veröffentlicht, ob Pensionsplandokumente, wie z. B. Planänderungen, elektronisch unterzeichnet werden dürfen.

Die bestehenden Leitlinien beziehen sich auf vorab genehmigte Pläne und Anträge auf Feststellungsschreiben. Im IRS Revenue Procedure 2017-41 stellte der IRS fest, dass eine elektronische Signatur ausreichend ist, wenn sie die Annahme, Anpassung, Änderung oder Modifikation einer Adoptionsvereinbarung zuverlässig authentifiziert und überprüft. Darüber hinaus hat der IRS in früheren FAQs anerkannt, dass eine elektronische Signatur ausreichen kann, um vorab genehmigte Pläne für ein günstiges Feststellungsschreiben einzureichen. Aber weder das IRS Revenue Procedure 2017-41 noch die IRS-FAQs befassen sich mit nicht genehmigten Plänen.

Während die IRS-Leitlinien zu diesem Thema begrenzt sind, scheint das Bundesgesetz über elektronische Signaturen im globalen und nationalen Handel (ESIGN) elektronische Signaturen für nicht genehmigte Pensionsplandokumente zuzulassen. ESIGN erfordert, dass ein elektronischer Signaturprozess in der Lage sein muss, zu überprüfen, ob die elektronische Signatur von der Person stammt, für die er sich ausgibt.

Plan-Sponsoren, die einen E-Signatur-Prozess implementieren möchten, können den Prozess des DOL zur elektronischen Einreichung von Formularen 5500 als Modellprozess betrachten. Der DOL erfüllt den Verifizierungsstandard, indem eine Person aufgefordert wird, sich mit einem Benutzernamen und einer PIN auf der DOL-Website anzumelden, um das Formular 5500 elektronisch zu signieren.

Viele Softwareanbieter bieten Plan-Sponsor-Webportale an, mit denen sich Mitarbeiter des Plan-Sponsors mit einem sicheren Benutzernamen und Kennwort beim Portal anmelden und auf Dokumente zugreifen können. Es scheint, dass eine passwortgeschützte Website eines Drittanbieters eine zulässige Methode wäre, um es einer Person zu ermöglichen, Planungsdokumente elektronisch zu signieren. Tatsächlich hat der IRS diese Methode im Zusammenhang mit E-Signing-Plan-Kreditanträgen in Treas anerkannt. Reg. Abschnitt 1.401 (a) -21 Bsp. 3.

Fernzeuge der Zustimmung der Ehegatten

Am 3. Juni 2020 veröffentlichte der IRS die Mitteilung 2020-42, in der vorübergehend die Zustimmung der Ehegatten im Rahmen der COVID-19-Pandemie aus der Ferne beobachtet werden kann. Das IRS hat seine Anforderung an die “physische Präsenz” zwischen dem 1. Januar 2020 und dem 31. Dezember 2020 vorübergehend eingestellt. Bei Einwilligungen der Ehegatten, die von einem Notar bezeugt werden, kann jede Live-Audio-Video-Technologie verwendet werden, die den Anforderungen der staatlichen Fernnotariatsurkunde entspricht anstelle der “physischen Anwesenheit” des Ehepartners vor dem Notar.

Für Zustimmungen, die von einem Planvertreter bestätigt werden, können die Parteien anstelle von “physischer Präsenz” Live-Audio-Video-Technologie verwenden, wenn bestimmte Anforderungen erfüllt sind.

Fazit

Das Jahr 2020 brachte zahlreiche rechtliche Entwicklungen mit sich, die sich auf die Altersvorsorge auswirken. Arbeitgeber, die Pensionspläne sponsern, sollten sich verschiedener Probleme bewusst sein, wenn sie sich auf die Einhaltung der Vorschriften zum Jahresende und neue Änderungen vorbereiten, die 2021 in Kraft treten.

Brett N. Liefbroer ist Associate bei der Anwaltskanzlei Miller Johnson in Grand Rapids, Michigan. © 2020 Miller, Johnson, Snell & Cummiskey, PLC. Alle Rechte vorbehalten. Mit Genehmigung neu veröffentlicht.

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